Datenschutz

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlicher

medifitness GmbH
Hauptstraße 50
38356 Meinersen
Telefon: 05372 / 958454
E-Mail: buero@medifitness.info
Geschäftsführerin: Angie Ziener
Amtsgericht Gifhorn, HRB 100508

Datenschutzbeauftragte

Janina Hoffmann
Hauptstraße 50
38356 Meinersen
Telefon: 05372 / 958454
E-Mail: datenschutz@medifitness.info

2. Allgemeine Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf die Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) oder eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO).

Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Danach werden sie gelöscht oder gesperrt, sofern gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten einer Löschung entgegenstehen.

3. Bereitstellung und Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser technisch erforderliche Daten an den Webserver. Diese Daten werden in Server-Protokolldateien verarbeitet.

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• Referrer-URL, sofern übermittelt
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• übertragene Datenmenge sowie Zugriffsstatus

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Aufklärung von Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfällen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unseres Onlineangebots.

Server-Logdaten werden regelmäßig nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Daten, die zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden, können bis zur abschließenden Klärung länger aufbewahrt werden.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Technologien dürfen eingesetzt werden, soweit sie für die Bereitstellung einer von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktion erforderlich sind. Andere Technologien, insbesondere externe Medien oder Analyse- und Marketingdienste, werden nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder den Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen gilt § 25 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, richtet sich die weitere Verarbeitung nach der DSGVO.

Real Cookie Banner

Zur Einholung, Dokumentation und Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir das Consent-Management-Tool „Real Cookie Banner“. Dabei werden insbesondere die Einwilligungsentscheidung, Zeitpunkt, technische Geräte- und Browserinformationen sowie eine pseudonyme Einwilligungskennung verarbeitet. Die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre Auswahl zu speichern und die Erteilung beziehungsweise Ablehnung von Einwilligungen nachweisen zu können.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO. Notwendige Informationen werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG im Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website ändern.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über einen Social-Media-Nachrichtendienst kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage und die zur Bearbeitung erforderlichen Begleitumstände. Ein Kontaktformular und eine Kommentar- oder Blogfunktion stellen wir auf unserer Website nicht bereit.

Geht es um einen Vertrag oder eine Mitgliedschaft, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anfragen stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Anfragen werden gelöscht, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen entgegenstehen.

6. Google Maps

Auf unserer Website kann eine Karte von Google Maps eingebunden sein. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Maps wird erst geladen, wenn Sie über das Consent-Management-System eingewilligt haben. Beim Laden können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie – abhängig von Ihren Geräteeinstellungen – Standortdaten an Google übermittelt werden. Google kann Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7. Verlinkungen und eingebettete Social-Media-Inhalte

Unsere Website kann auf unsere Profile bei Facebook und Instagram verlinken. Bei einer reinen Verlinkung werden erst dann Daten an den jeweiligen Plattformanbieter übertragen, wenn Sie den Link anklicken.

Sofern auf einzelnen Seiten Inhalte oder Funktionen von Facebook oder Instagram eingebettet werden, werden diese erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, aufgerufene Seite sowie Cookie- oder Kontoinformationen an Meta übermittelt werden. Sind Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta den Besuch Ihrem Nutzerkonto zuordnen.

Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Rechtsgrundlagen für das Laden eingebetteter Inhalte sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

8. Unsere Auftritte bei Facebook und Instagram

Wir unterhalten Unternehmensprofile bei Facebook und Instagram, um über unser Studio zu informieren, mit Interessierten und Mitgliedern zu kommunizieren und Anfragen zu bearbeiten. Beim Besuch dieser Profile verarbeitet Meta personenbezogene Daten nach eigenen Bedingungen. Dies kann auch erfolgen, wenn Sie nicht bei der jeweiligen Plattform angemeldet sind.

Kommunikation über die Plattformen

Wenn Sie uns eine Nachricht senden, einen Beitrag kommentieren oder anderweitig mit unserem Profil interagieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Angaben zur Bearbeitung der Kommunikation. Rechtsgrundlage ist bei vertragsbezogenen Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Statistische Auswertungen („Insights“)

Meta stellt uns zusammengefasste statistische Auswertungen zur Nutzung unserer Profile zur Verfügung. Für bestimmte Verarbeitungen im Zusammenhang mit diesen Statistiken können Meta und wir gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO sein. Die wesentlichen Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit und zur Datenverarbeitung stellt Meta in seinen Datenschutzinformationen und Vereinbarungen für Seitenbetreiber bereit.

Wir erhalten grundsätzlich keine vollständigen Nutzerprofile, sondern aggregierte Statistiken. Ihre Rechte hinsichtlich der von Meta eigenständig verarbeiteten Daten können Sie am wirksamsten direkt gegenüber Meta geltend machen. Unabhängig davon können Sie sich auch an uns wenden.

9. Mitgliedschaft und Vertragsverwaltung

Bei der Anbahnung und Durchführung einer Mitgliedschaft verarbeiten wir insbesondere Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs- und Nutzungsdaten.

• Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten
• Mitgliedsnummer und Vertragsdaten
• Bankverbindung und Beitragsinformationen
• Termin- und Buchungsdaten
• Zutritts- und Transponderdaten
• Mitgliederfoto zur visuellen Identitätskontrolle

Die Verarbeitung dient dem Vertragsabschluss, der Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Terminorganisation, Zutrittskontrolle, Kommunikation sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO. Soweit wir zur Sicherheit des Studiobetriebs berechtigte Interessen verfolgen, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die für den Vertragsabschluss erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden. Ohne sie kann eine Mitgliedschaft nicht abgeschlossen oder durchgeführt werden.

10. Studioverwaltung und Terminsoftware

Für die Mitglieder- und Vertragsverwaltung sowie für Terminbuchungen nutzen wir die Studiomanagementlösung M.A.C.  CenterCom und die zugehörige Terminlösung Clubkonzepte24. Dabei werden die jeweils erforderlichen Mitglieds-, Vertrags-, Kontakt-, Termin- und Zahlungsdaten verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Mitgliedschaft nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Anbieter Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind sie nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

11. Studio-App

Für die Nutzung unserer Studio-App registrieren Sie sich mit Ihrem Namen und Ihrer Mobilfunknummer. Zur Verifizierung wird ein SMS-Code an die angegebene Mobilfunknummer gesendet.

In der App können Sie insbesondere Termine buchen, Vertragsinformationen einsehen, geleistete oder offene Zahlungen nachvollziehen und Push-Mitteilungen erhalten. Verarbeitet werden dabei Registrierungs-, Authentifizierungs-, Vertrags-, Zahlungs-, Termin- und technische Nutzungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der App-Funktionen und Durchführung Ihrer Mitgliedschaft auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Technisch notwendige Push-Token werden nur für die Zustellung der von der App vorgesehenen Mitteilungen verwendet. Push-Mitteilungen können in den Geräteeinstellungen deaktiviert werden.

12. Vertrags- und Servicekommunikation

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse und, soweit erforderlich, Ihre Mobilfunknummer für die Durchführung der Mitgliedschaft. Dazu gehören insbesondere die Zusendung von Vertragsunterlagen, Terminbestätigungen, Terminerinnerungen, Terminänderungen und wichtige Hinweise zu Öffnungszeiten, Umbauten, technischen Störungen oder Nutzungseinschränkungen im Studio.

Diese Nachrichten sind keine Werbung, solange sie ausschließlich der Vertrags- und Servicekommunikation dienen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Werbung per E-Mail versenden wir nur, wenn hierfür eine Einwilligung oder eine andere gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

13. SEPA-Lastschrift und Zahlungsabwicklung

Für den Beitragseinzug verarbeiten wir Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz, Beitragshöhe und Zahlungsstatus. Die Daten werden an das beteiligte Kreditinstitut beziehungsweise einen eingesetzten Zahlungsdienstleister übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Zahlungs- und Buchungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt.

14. Zutrittskontrolle, Transponder und Mitgliederfoto

Der Studiozutritt erfolgt über einen persönlichen Transponder. Hierzu verarbeiten wir die Zuordnung zwischen Mitgliedskonto und Transponder sowie die für die Zutrittskontrolle erforderlichen Nutzungsdaten.

Zusätzlich speichern wir ein Porträtfoto, das Mitarbeitenden beim Check-in angezeigt wird. Das Foto dient ausschließlich der visuellen Prüfung, ob der verwendete Transponder zur eincheckenden Person gehört. Es findet keine automatisierte Gesichtserkennung und keine biometrische Identifizierung anhand des Fotos statt.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, eine missbräuchliche Weitergabe von Transpondern und unberechtigte Zutritte zu verhindern.

15. Matrix-Trainingssystem

Wenn Sie die digitalen Funktionen der Matrix-Trainingsgeräte nutzen, können Ihr Mitgliedskonto oder Ihr Transponder mit dem Trainingssystem verknüpft werden. Dabei werden die für Gerätezuordnung, Einstellungen und Trainingsnutzung erforderlichen Daten verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Funktion Bestandteil der vereinbarten Studioleistung ist. Werden dabei Gesundheitsdaten verarbeitet, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO.

16. Gesundheitscheck und besondere Datenkategorien

Gesundheitsdaten und sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten erheben wir nicht bereits durch den Abschluss der Mitgliedschaft. Vor einer Anamnese, Körperanalyse oder einem Gesundheitscheck erhalten Sie gesonderte Informationen und eine eigene Einwilligungserklärung.

Je nach gewähltem Check können beispielsweise Angaben zu Beschwerden und Einschränkungen, Blutdruck, Puls, Körpergröße, Gewicht, Körperzusammensetzung, Beweglichkeit sowie Ergebnisse von Kraft- oder Ausdauertests verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

17. Trainingspläne in der zugänglichen Planablage

Auf Wunsch kann ein papiergebundener Trainingsplan mit Name, Übungen, Geräteeinstellungen, Wiederholungen und Trainingsgewichten in der für Mitglieder zugänglichen Trainingsplanablage des Studios aufbewahrt werden. Da andere Mitglieder diese Angaben einsehen könnten, erfolgt die Aufbewahrung nur auf Grundlage einer gesonderten freiwilligen Einwilligung.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Danach wird der Plan aus der Ablage entfernt und dem Mitglied ausgehändigt. Gesundheitsdaten werden auf diesen Trainingsplänen nicht dokumentiert.

18. Gäste-WLAN

Mitglieder und Gäste können unser WLAN nutzen. Beim Verbindungsaufbau können technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Geräte- beziehungsweise Netzwerkkennung, Zeitpunkt und Dauer der Verbindung sowie technische Protokolldaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb des Gäste-WLANs, der Fehlerbehebung und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist.

19. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Innerhalb der medifitness GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können Daten – jeweils nur im erforderlichen Umfang – an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

• Software-, App-, Hosting-, Telekommunikations- und IT-Dienstleister
• Anbieter der Studio- und Terminverwaltung, insbesondere M.A.C. CenterCom und Clubkonzepte24
• Anbieter digitaler Trainingssysteme, insbesondere Matrix
• Banken und Zahlungsdienstleister
• Steuerberatung und sonstige berufliche Berater
• Behörden, Gerichte oder andere Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Rechtsdurchsetzung

Dienstleister, die Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden durch Verträge nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine Weitergabe zu eigenen Werbezwecken Dritter findet nicht statt.

20. Übermittlungen in Drittländer

Bei der Nutzung von Diensten internationaler Anbieter – insbesondere Google und Meta – kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission greift, stützen die Anbieter die Übermittlung regelmäßig auf geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln.

Bei einwilligungsbedürftigen Diensten erfolgt die Aktivierung erst nach Ihrer Zustimmung. Trotz vertraglicher und technischer Schutzmaßnahmen können in Drittländern abweichende gesetzliche Zugriffsmöglichkeiten bestehen.

21. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur, solange der jeweilige Zweck besteht. Vertrags- und Mitgliedschaftsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach Vertragsende werden Daten gelöscht, sobald gesetzliche Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Verjährungsfristen abgelaufen sind.

Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden regelmäßig sechs oder zehn Jahre aufbewahrt. Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, können bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen gespeichert werden. Einwilligungsnachweise werden so lange aufbewahrt, wie sie zum Nachweis der Rechtmäßigkeit erforderlich sind.

22. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen und ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen.

23. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

24. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die medifitness GmbH ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 / 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

25. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstigen Risiken zu schützen. Die Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und des jeweiligen Risikos überprüft und angepasst.

26. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Leistungen, eingesetzten Systeme oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026